及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)與變化

    監(jiān)管和控制的關(guān)鍵在于預(yù)見性，除了監(jiān)管你已經(jīng)設(shè)立的流程和體系，你還需要做好應(yīng)對變化的準(zhǔn)備。雖然不能完全避免變化的發(fā)生，但你可以將它控制在合理范圍內(nèi)，項(xiàng)目范圍變化不僅能讓人抓狂，還可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

    而這并不僅僅是提出變更的人的問題，一方面可能是項(xiàng)目成立之初就沒有明確項(xiàng)目范圍，另一方面項(xiàng)目經(jīng)理在沒有考慮后續(xù)工作之前就同意更改了。由于缺少基本參照物，項(xiàng)目經(jīng)理不能將所有的工作思考清楚，使之變成了一個(gè)對所有人開放的項(xiàng)目，隨時(shí)可能更改。

    項(xiàng)目經(jīng)理的管理方法有兩個(gè)極端：放手不管和細(xì)致入微。有些項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目完全放手，讓團(tuán)隊(duì)成員自行解決所有問題。我們曾見過有些項(xiàng)目經(jīng)理有意對項(xiàng)目放任不管，認(rèn)為這是一種“嚴(yán)厲的愛護(hù)”，只有完全放手才能充分鍛煉團(tuán)隊(duì)成員的能力。這種方法完全起不到任何作用，項(xiàng)目經(jīng)理需要對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和整體進(jìn)度給予一定的關(guān)注。一旦設(shè)定了清晰的預(yù)期，你需要隨時(shí)觀察進(jìn)度以確保項(xiàng)目的成功。另一種極端是管理過于細(xì)致，破壞了團(tuán)隊(duì)成員的主動性。還有一些人兩者兼顧——放手一段時(shí)間，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)突然沖出來救火，高效的項(xiàng)目經(jīng)理會定期監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展防止其陷入混亂。

    監(jiān)管和控制貫穿項(xiàng)目的每一個(gè)階段，為什么呢？因?yàn)槿绻覀冏駨牧似渌?xiàng)目的指導(dǎo)思想，就已經(jīng)在警惕地對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控了，首先，在發(fā)起階段，我們了解主要利益相關(guān)方，保持信息暢通，并以此判斷項(xiàng)目進(jìn)展；在規(guī)劃階段，我們監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，我們根據(jù)項(xiàng)目日程表，并根據(jù)時(shí)間表來監(jiān)控項(xiàng)目范圍。在執(zhí)行階段，我們使用團(tuán)隊(duì)責(zé)任匯報(bào)會議來監(jiān)控團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)和投入情況來控制時(shí)間表和工作質(zhì)量。

    如果我們順利地發(fā)起、規(guī)劃和執(zhí)行項(xiàng)目，監(jiān)管和控制就更容易開展了。